Depuis 2003, j’accompagne des entrepreneurs et des entreprises étrangères qui souhaitent s’implanter en Roumanie. Au fil des années, j’ai aidé des investisseurs à créer leur société, à trouver leurs premiers collaborateurs, à installer leurs bureaux et, surtout, à comprendre comment fonctionne réellement le marché roumain.

Je le dis souvent à mes clients : créer une société en Roumanie est relativement simple. La faire fonctionner correctement dès le premier jour demande beaucoup plus de préparation.

C’est précisément pour cette raison que j’ai voulu rédiger ce guide.

Si vous êtes un entrepreneur belge, néerlandais ou international et que vous envisagez de développer votre activité en Roumanie, voici les principales étapes que je vous recommande de suivre.

Pourquoi créer une société en Roumanie ?

La Roumanie est devenue un marché particulièrement intéressant pour les entreprises européennes.

Je rencontre régulièrement des entrepreneurs qui souhaitent réduire leurs coûts opérationnels, trouver des collaborateurs qualifiés, développer une activité IT ou créer une structure de production, de services ou de back-office.

La Roumanie offre plusieurs avantages : elle fait partie de l’Union européenne, dispose d’une main-d’œuvre qualifiée et multilingue et possède encore des coûts opérationnels compétitifs par rapport à de nombreux marchés d’Europe occidentale.

Mais je conseille toujours à mes clients de ne pas considérer la Roumanie uniquement comme un pays « moins cher ».

Pour moi, le véritable intérêt réside dans la combinaison entre les compétences disponibles, les coûts, la position géographique et l’accès au marché européen.

1. Je commence toujours par choisir la bonne structure juridique

Dans la majorité des cas, mes clients choisissent de créer une SRL – Societate cu Răspundere Limitată, qui correspond plus ou moins à une société à responsabilité limitée.

C’est généralement la structure que je recommande pour une PME étrangère qui souhaite démarrer une activité en Roumanie.

Une SRL peut être créée avec un seul associé. Il n’est pas nécessaire d’avoir un associé roumain et, dans de nombreux cas, une société étrangère peut détenir 100 % du capital.

C’est un point important pour les investisseurs étrangers : vous pouvez contrôler entièrement votre société roumaine.

2. Je réserve le nom de la société

Une fois la structure choisie, la première démarche consiste à réserver le nom de la société auprès de l'Office National du Registre du Commerce (ONRC).

Personnellement, je conseille toujours à mes clients de préparer trois noms différents.

Pourquoi ?

Parce que le premier choix peut déjà être utilisé ou refusé.

Je recommande également de vérifier immédiatement si le nom de domaine correspondant est encore disponible.

Cela peut sembler être un détail, mais j’ai vu plusieurs entrepreneurs construire leur identité commerciale autour d'un nom pour découvrir ensuite que le domaine internet correspondant était déjà pris.

3. Je définis les activités de l’entreprise

C’est une étape que je considère comme particulièrement importante.

En Roumanie, les activités commerciales sont identifiées au moyen des codes CAEN, qui correspondent aux classifications d’activités économiques utilisées au niveau européen.

Lorsque je travaille avec un investisseur, je ne me contente pas de regarder ce qu’il fait aujourd’hui.

Je lui demande également :

Que voulez-vous faire dans deux ou trois ans ?

Une entreprise peut avoir une activité principale et plusieurs activités secondaires.

Si vous choisissez trop peu de codes CAEN au départ, vous devrez effectuer des démarches supplémentaires plus tard.

Mon conseil est donc simple : préparez votre structure en pensant déjà à son développement futur.

4. Je trouve une solution pour le siège social

Toute société roumaine doit avoir une adresse officielle.

Au début, il n’est cependant pas toujours nécessaire de louer un grand bureau.

Pour certains de mes clients, une solution de domiciliation constitue une excellente première étape.

Cela permet de créer la société, de commencer les démarches administratives et de préparer le lancement commercial sans supporter immédiatement le coût d’un bureau traditionnel.

Lorsque l’activité se développe, l’entreprise peut ensuite déménager dans ses propres locaux.

C’est exactement le type de transition que nous accompagnons dans nos business centers en Roumanie.

5. Je prépare les documents de constitution

La création d’une société nécessite plusieurs documents : statuts, documents d’identité, informations concernant les associés et l’administrateur, documents relatifs au siège social, déclarations et autres documents administratifs.

Lorsque l’un des associés est une société étrangère, la procédure peut devenir un peu plus complexe.

Il peut notamment être nécessaire de fournir des documents légalisés ou apostillés ainsi que des traductions officielles.

C’est l’une des raisons pour lesquelles je conseille aux investisseurs étrangers de ne pas improviser cette étape.

Un document manquant peut facilement vous faire perdre plusieurs jours.

6. Le capital social

Le capital social minimum d'une nouvelle SRL est actuellement de 500 RON, soit environ 100 euros.

Le montant légal est donc relativement faible.

Dans la pratique, certains de mes clients choisissent néanmoins d’injecter davantage de capital afin de disposer d’une base financière plus solide dès le démarrage.

Je considère qu’il faut distinguer deux choses :

le minimum légal et le capital réellement nécessaire pour faire fonctionner votre entreprise.

Ce ne sont pas forcément les mêmes montants.

7. J’enregistre la société auprès du Registre du Commerce

Lorsque le dossier est prêt, la demande est déposée auprès de l’ONRC.

Elle peut être introduite électroniquement ou par l’intermédiaire d’un représentant.

Si le dossier est complet et correctement préparé, l’enregistrement peut généralement être effectué relativement rapidement.

Vous recevez ensuite les documents officiels de votre société, notamment le CUI, c’est-à-dire le numéro unique d’identification fiscale.

À partir de ce moment, votre entreprise roumaine existe officiellement.

Mais attention : c’est ici que le véritable travail commence.

8. J’ouvre le compte bancaire de l’entreprise

Après la constitution, il faut ouvrir le compte bancaire professionnel définitif.

La banque demandera généralement les documents de la société, les informations concernant l’administrateur, les bénéficiaires effectifs ainsi qu’une description de l’activité.

Pour un investisseur étranger, cette étape peut parfois prendre plus de temps que prévu en raison des procédures de conformité bancaire.

Je conseille donc de préparer à l’avance une présentation claire de votre activité :

• Que fait votre société ?
• Qui sont vos clients ?
• D’où proviennent les fonds ?
• Où l’activité sera-t-elle exercée ?
• Quels sont vos projets en Roumanie ?

Plus votre dossier est clair, plus la procédure est généralement fluide.

9. Je mets en place la stratégie fiscale

C’est probablement l’une des étapes les plus importantes.

La Roumanie propose différents régimes fiscaux et il faut déterminer dès le départ lequel correspond réellement à votre situation.

Selon votre activité et les conditions applicables, vous pouvez notamment être concerné par le régime de micro-entreprise ou par l’impôt sur les bénéfices.

Pour certaines entreprises remplissant les conditions, le régime de micro-entreprise peut être particulièrement intéressant.

Mais je mets toujours mes clients en garde :

ne choisissez jamais votre structure uniquement parce qu’un taux d’imposition semble attractif.

Il faut regarder l’ensemble du système : chiffre d’affaires, salariés, TVA, dividendes, activités, dépenses et développement futur.

Le régime de micro-entreprise

Sous réserve de remplir toutes les conditions légales applicables, certaines entreprises peuvent bénéficier d’un taux de 1 % sur le chiffre d’affaires.

Il existe cependant plusieurs conditions concernant notamment le chiffre d’affaires, l’emploi, la structure de détention et les secteurs d’activité.

Les règles fiscales roumaines évoluent régulièrement.

C’est pourquoi je recommande toujours de vérifier la situation fiscale exacte de votre entreprise au moment de sa création avec un comptable ou un fiscaliste roumain.

10. Je recrute les premiers collaborateurs

C’est ici que mon expérience en recrutement et en HR Business Partnering devient particulièrement utile.

Créer une société est une chose.

Trouver les bonnes personnes pour la faire fonctionner en est une autre.

La Roumanie possède un réservoir important de professionnels qualifiés, notamment dans l’IT, l’ingénierie, les services financiers, les centres de services partagés et les fonctions administratives.

Mais je déconseille de commencer un recrutement uniquement sur la base du salaire.

Il faut comprendre le marché local.

Quel profil recherchez-vous ?

Quel salaire devez-vous proposer ?

Où se trouvent les candidats ?

Quel type de contrat utiliser ?

Comment retenir les meilleurs collaborateurs ?

Ce sont des questions auxquelles je travaille régulièrement avec mes clients.

11. Je règle les questions fiscales personnelles des investisseurs étrangers

Un investisseur étranger qui doit avoir des obligations fiscales en Roumanie peut avoir besoin d’un NIF – Număr de Identificare Fiscală.

C’est notamment le cas dans différentes situations concernant les administrateurs, associés ou propriétaires étrangers.

Je recommande de régler cette question suffisamment tôt plutôt que d’attendre qu’elle devienne un obstacle à une autre démarche administrative.

12. Je mets en place la signature électronique

Aujourd’hui, il est pratiquement impossible de gérer efficacement une entreprise roumaine sans utiliser les outils numériques mis à disposition par l’administration.

La signature électronique qualifiée est devenue un outil essentiel.

Elle permet notamment de signer des documents et d’effectuer différentes démarches administratives et fiscales en ligne.

Pour un investisseur étranger, je conseille de régler cette question dès le début.

13. Je mets en place la facturation électronique

La digitalisation de l’administration fiscale roumaine est devenue une réalité.

Le système SPV – Spațiul Privat Virtual de l’ANAF joue un rôle central dans les relations entre l’entreprise et l’administration fiscale.

La facturation électronique est également devenue une partie importante du fonctionnement quotidien des entreprises.

Je recommande donc de mettre en place les bons outils dès le départ plutôt que d’essayer de les ajouter après le lancement de l’activité.

Combien coûte réellement la création d’une entreprise en Roumanie ?

C’est une question que l’on me pose presque chaque semaine.

La réponse dépend évidemment du type d’entreprise que vous souhaitez créer.

Il faut notamment prévoir :

• Les frais de constitution
• Le siège social
• Les éventuelles traductions et légalisations
• Les services comptables
• La signature électronique
• Le compte bancaire
• Le capital social
• Les éventuels services juridiques
• Et surtout, les coûts liés au démarrage réel de l’activité

La constitution elle-même ne représente généralement qu’une petite partie du budget.

Mon rôle : aller plus loin que la simple création de société

Depuis plus de 20 ans, j’accompagne des entreprises étrangères qui souhaitent développer une activité en Roumanie.

Chez PBS Worldwide, nous ne nous limitons donc pas à la constitution de votre SRL.

Nous pouvons vous accompagner dans différents domaines :

• Création de société
• Domiciliation
• Recherche de bureaux
• Recrutement
• HR et administration du personnel
• Comptabilité et fiscalité
• Recherche de fournisseurs
• Développement commercial
• Mise en place de votre infrastructure locale
• Recherche de partenaires
• Due diligence
• Accompagnement de projets d’investissement

Mon objectif est simple :

vous permettre de vous concentrer sur votre business pendant que nous vous aidons à construire l’environnement local dont votre entreprise a besoin.

La Roumanie : une opportunité, mais pas un projet à improviser

Je crois profondément au potentiel de la Roumanie.

Mais je dis aussi à mes clients qu’il ne suffit pas de créer une société pour réussir.

La Roumanie n’est pas simplement une destination où l’on peut réduire ses coûts.

C’est un marché européen avec ses propres règles, sa propre culture professionnelle, ses propres habitudes administratives et ses propres opportunités.

Il faut donc prendre le temps de comprendre le pays.

C’est exactement ce que j’ai fait depuis 2003.

Aujourd’hui, mon objectif est de mettre cette expérience au service des entreprises belges, néerlandaises et internationales qui souhaitent franchir le pas.

Vous envisagez de créer une entreprise en Roumanie ?

Si vous réfléchissez à une implantation en Roumanie, je serais heureux d’échanger avec vous avant même que vous commenciez les démarches.

Je peux vous aider à déterminer :

ce qu’il faut faire, dans quel ordre, combien cela peut coûter et surtout comment éviter les erreurs qui peuvent vous faire perdre du temps et de l’argent.

Pour moi, une implantation réussie commence bien avant la signature des statuts.

Elle commence par une bonne préparation.

Et c’est là que mon expérience de plus de 20 ans en Roumanie peut faire la différence.

Freddy Jacobs
PBS Worldwide
Belgique – Roumanie

frjacobs@telenet.be
+32 478 331 799